En Amarillo Limón llevamos años organizando eventos presenciales y si has pasado por nuestro apartado “eventos” ya sabes a lo que nos referimos. Hemos vivido en primera persona todo lo que implica montar un evento de marketing digital, desde la idea inicial hasta el último aplauso… y sí, también hemos desmontado todos ellos.
Hace tiempo que queríamos hacer una revisión de todos esos puntos que suelen darnos dolores de cabeza a la hora de montar un evento presencial y que hemos encontrado en la práctica.
Puntos clave a la hora de organizar un evento presencial de marketing digital
Estos son algunos de los aspectos clave que, desde nuestra experiencia, pueden marcar la diferencia entre un evento y un absoluto desastre.
El tema: todo parte de una buena historia
Como agencia de marketing especializada en ecommerces, siempre hemos tenido un hilo conductor claro, pero eso no quita que cada evento necesite su propio “qué”.
El tema debe ser interesante, aportar valor real y, sobre todo, despertar ganas de venir. Un tema demasiado específico puede acotar demasiado el público al que puedes llegar, por lo que es esencial que sea versátil.
El lugar: mucho más que un sitio bonito
Elegir el emplazamiento adecuado es una de esas decisiones que pueden hacer que todo fluya… o que todo se complique.
Hay que valorar el aforo, un sitio demasiado pequeño puede hacer que muchos interesados se queden fuera (Y nos ha pasado) además de ser menos atractivo de cara a los patrocinadores al minimizar el impacto que estos tienen.
El equipamiento del lugar también es importante (¿tiene buen sonido? ¿pantallas? ¿zonas de descanso?¿Sitios cubiertos por si llueve?), la ubicación (¿es fácil llegar?) y hasta la cercanía de servicios como parking, transporte público o restaurantes. Un buen sitio es ese que hace que tus asistentes se sientan cómodos desde que entran por la puerta.
Los ponentes: cercanos, potentes y con algo que contar
Hemos tenido la suerte de contar con grandes profesionales en nuestros eventos, y sabemos lo importante que es que los ponentes conecten con el público.
Siempre hemos intentado tener proyectos desconocidos pero con fuerza suficiente para aportar valor desde la experiencia.
Eso sí, hay que cuidarlos y tener en cuenta toda la gestión que implica cada uno de ellos. Asegúrate de su alojamiento, transporte y disponibilidad. Los imprevistos pasan y todos somos personas, así que tener un plan B siempre es buena idea.
Los asistentes: el factor impredecible
Puedes tenerlo todo organizado al milímetro, pero si no logras atraer asistentes, algo falla. Y este es, sin duda, uno de los puntos más difíciles. No se puede controlar, pero sí trabajar. Hay que comunicar bien el evento, generar interés y facilitar la inscripción. La experiencia nos dice que si lo que ofreces tiene sentido, la gente suele responder. Tened en cuenta también que siempre hay un porcentaje de asistentes que fallan a última hora y otros que se presentan sin inscripción, así que intenta tener margen de maniobra para cada caso.
El catering: más importante de lo que parece
Pocas cosas retienen más al público que un buen desayuno o almuerzo, sobre todo porque el networking siempre gusta, pero supone una gran inversión, sobre todo en eventos con mucha asistencia.
En Córdoba el precio por comensal en un desayuno parte de los 8€ y en un almuerzo/cena alrededor de los 14€, por lo que estamos hablando que un evento de 200 personas supera fácilmente los 7.000€.
Hay que tener en cuenta intolerancias, alergias y variedad. Intenta tener un menú que le pueda gustar a todo el mundo y que sea fácil de comer (El tipo cocktail es el formato que mejor funciona)
Los patrocinadores: imprescindibles y difíciles de conseguir
Financiar un evento no es sencillo. Necesitas encontrar marcas y empresas que vean valor en estar presentes. Cuídalos por propia empatía, alguien ha confiado en tí y lo mínimo es intentar que rentabilicen al máximo esta inversión, más allá del propio ejercicio de branding.
Los patrocinadores necesitan un espacio, visibilidad e interacción con el público.
El merchandising: un detalle que deja huella
El regalo que se lleva cada asistente es más que un souvenir: es una forma de decir “gracias por venir”. Por eso siempre lo cuidamos al detalle. En nuestro último evento colaboramos con Grupo Billingham, que nos ayudó a crear un merchandising útil, bonito y alineado con nuestra marca. Parece algo menor, pero te aseguramos que no lo es. Si piensas bien el tipo de producto que vas a regalar, puedes estar seguro de que tus asistentes te recuerden durante mucho tiempo.
La fotografía y el streaming:
Un evento sin fotos (o sin streaming) es como un perfil sin foto en redes: pasa desapercibido. Capturar los momentos clave y poder retransmitir en directo (o grabar para después) multiplica el impacto. Aumenta la visibilidad, amplía el alcance y permite que quien no pudo asistir, también lo viva de alguna manera.
El equipo: la clave de todo
Y por último, pero en realidad lo más importante: el equipo. Sin un grupo comprometido, organizado y con buena energía, todo lo demás cojea. En cada evento que hemos montado, cada miembro del equipo ha asumido un papel clave, desde la gestión de los tiempos hasta el montaje de las sillas. No hay éxito posible sin un equipo capaz de gestionar todo lo que una acción de este tipo implica.
En resumen, organizar un evento de marketing digital es una mezcla de estrategia, logística y ganas (Y de vez en cuando suerte también). Nosotros coincidimos en que 5 eran más que suficientes y cerramos nuestras jornadas “Piensa en Amarillo” aunque seguramente nos aventuremos a repetir en el futuro.
Nos vemos en el próximo evento (Espero que sea el vuestro)
Francisco Garrido, graduado en Comunicación en la Universidad Loyola Andalucía, con especialidad en publicidad y medios. Siempre ha sido y es un apasionado del mundo audiovisual, marketing y branding.
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