Gestión de datos y reportes en marketing digital desde el punto de vista administrativo

Los reportes se convierten en la herramienta esencial para mostrar resultados “tangibles” a los clientes. Una gestión administrativa eficiente no solo mejora este proceso, sino que garantiza la calidad y fiabilidad de la información proporcionada, fortaleciendo la relación con el cliente y ayudando a la toma de decisiones.

Recolección, organización y análisis de datos del proyecto

El primer paso es recopilar datos relevantes, utilizando herramientas de medición como Google Analytics, Google Ads, SEMrush, entre otras. Sin embargo, estas herramientas, aunque útiles, pueden presentar limitaciones o no ofrecer siempre la precisión requerida. Conocer bien el proyecto y su evolución son puntos clave para detectar posibles anomalías, tanto en la toma de datos como en la salud del proyecto.

En caso de duda, es recomendable:

• Contrastar los datos con una segunda fuente: Esto ayuda a verificar la información y a identificar los posibles errores que se estén produciendo.
• Analizar el histórico del proyecto: Comparar datos actuales con periodos anteriores permite no solo detectar irregularidades, sino también estudiar tendencias, patrones estacionales y la evolución del proyecto.

Tirar de histórico es útil tanto en caso de detectar posibles anomalías como simplemente para estudiar el comportamiento, evolución y salud del proyecto. Por ejemplo, es clave analizar cómo varía el rendimiento en los mismos meses de años consecutivos, ya que cada mercado tiene sus propios ciclos de alta y baja demanda.

El informe: la vía de comunicación con el cliente

Tras esa recogida y análisis inicial de los datos, llega el momento de seleccionar aquellos más relevantes para el proyecto. Esta selección debe definirse desde el inicio y mantenerse constante en el tiempo para garantizar coherencia. Cambiar los indicadores analizados sin justificación puede generar confusión.

Eso no significa que no se puedan añadir nuevas métricas o eliminar otras, siempre que se consensúe con el cliente y aporten un valor real. Al fin y al cabo, los datos son del cliente, y nuestra labor es presentarles la información que realmente necesitan para tomar decisiones.

Con los datos ya recogidos, verificados y ordenados, llega el momento de volcarlos a un informe visual, claro y profesional. Que permita al cliente conocer el estado de su proyecto en el periodo analizado y la comparativa con periodos previos.

Herramientas como Google Data Studio, Canva, Genially o similares son ideales para este fin, ya que permiten estructurar la información en secciones, incorporar gráficos y facilitar la comprensión del contenido.

Un buen informe debe:

• Ser preciso y conciso: Mostrar solo los datos relevantes.
• Facilitar la comparación entre periodos: Añadir gráficos evolutivos y comparativos.
• Responder preguntas clave del cliente sobre el estado y progreso del proyecto.

Errores comunes al gestionar reportes de marketing digital:

1. Incluir demasiados datos irrelevantes: Un exceso de información puede distraer al cliente de lo verdaderamente importante, generando confusión o desinterés. Es crucial seleccionar métricas clave que aporten valor al cliente y expliquen claramente el estado del proyecto.
2. Generar los informes con errores: Uno de los problemas más comunes al preparar informes es la falta de contraste y revisión de los datos. Si los datos incluidos no han sido previamente verificados, es posible que se introduzcan errores que afecten a la calidad y credibilidad del informe. Esto puede desvirtuar su propósito principal: ofrecer información fiable y útil al cliente.
3. No contextualizar los datos: El cliente no siempre está familiarizado con la jerga técnica del marketing digital. Ofrecer un glosario básico o explicar brevemente los términos utilizados puede marcar la diferencia. Estar disponible para responder dudas refuerza nuestra posición como asesores y genera confianza.

Consejos administrativos para mejorar la gestión de reportes de marketing digital

• Establecer un calendario fijo: Definir plazos claros para la entrega de reportes fomenta la constancia y organiza el flujo de trabajo. El cliente valorará recibir información de forma regular y predecible.
• Dividir el trabajo y coordinarlo: Asignar tareas específicas a diferentes personas permite que el proceso sea más dinámico y evita el agotamiento. Usar herramientas de gestión facilita la comunicación y el seguimiento del progreso.
• Utilizar plantillas estándar: Tener una plantilla base agiliza la elaboración del informe y ayuda al cliente a familiarizarse con el formato. Esto no solo mejora la experiencia de lectura, sino que también simplifica la elaboración del informe.

La gestión eficiente de datos y reportes es clave para mantener la confianza del cliente y potenciar la toma de decisiones estratégicas. Con un enfoque administrativo sólido y herramientas adecuadas, los informes pueden convertirse en una poderosa herramienta de comunicación, reforzando el valor del marketing digital y el papel de la agencia en la gestión del proyecto.